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02/2022 Archaisch

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Bildmanagement im Unternehmen

Die zunehmende Bilderflut macht auch Unternehmen zu schaffen. Das muss nicht sein: Ein durchdachtes und gut funktionierendes Bildmanagement kann Holzbaufirmen und Architekturbüros viel Zeit und Ärger ersparen.

Text und Bild Bernhard Räber

 

Pro Jahr werden in der Schweiz von Unternehmen bis zu 500 Millionen Bilder gemacht. Durch die einfache Bedienung des Mobiltelefons oder eines digitalen Fotoapparates wird eher ungezwungen fotografiert. Kosten fallen dafür zunächst keine mehr an – zumindest nicht für die Entwicklung von Filmen. Die Kosten entstehen erst später, wenn die Datenspeicherkapazität nicht mehr ausreicht. Da das meiste mit dem Handy fotografiert wird, landen die Bilder nicht unbedingt auf einem internen Datenträger des Unternehmens, sondern bleiben oft auf dem Telefongerät. Das kann einerseits von Vorteil sein, bedeutet aber andererseits auch, dass wichtige Bilder betriebsintern nicht vorhanden sind.

Ohne Regeln geht es nicht
Zunächst stellt sich die Frage, welche Bilder im Unternehmen gebraucht werden und welchen Status diese einnehmen sollen. Unternehmen tun gut daran, für den Einsatz von Bildern eine Strategie zu entwickeln. Aspekte wie Nutzen, Status, Speicherort, Zugriffsberechtigung, Rechtsraum und Aktualität müssen geregelt sein. Nicht zu vergessen ist dabei der Einsatz der Hardware, also der Fotoapparate und Handys. Bei den Mobiltelefonen ist die Verwendung von Bedeutung: Haben die Mitarbeitenden ein eigenes Handy oder wird es von der Firma zur Verfügung gestellt? Auch hierzu sollten Regeln geschaffen werden. Ein falscher Einsatz kann eine Firma viel Geld kosten.


Nicht alle Bilder müssen zwingend langfristig aufbewahrt werden. Wird beispielsweise für die Erstellung eines Angebots ein «Gedächtnisbild» gemacht, gehört dies bei Zu- oder Absage des Auftrags in den Papierkorb. Denn bei der Auftragserfassung werden sicher neue Bilder gemacht, die dann zum Projekt abgelegt werden. Auch hier gilt: Nur so viel wie nötig. Ein Detail, gut abgebildet, braucht nicht fünf Aufnahmen, die zur Sicherheit alle Seiten abbilden, jedoch keinen Nutzen bringen.


Unternehmen, die mit Bildmanagement arbeiten, richten den Status auf ihren internen Workflow aus. So können Bilder, die ihren Nutzen verloren haben, auch gezielt entfernt und solche, die eine gewisse Funktion unterstützen, entsprechend richtig abgelegt werden.


Zugriffsberechtigungen
Wenn eine Strategie für das eigene Bildmanagement festgelegt wurde, sollten auch der Datenbankplatz und die Zugriffsberechtigungen geregelt werden. Bei Datenbanken ist es in der Regel so, dass sie schnell voll sind und dadurch langsam werden. Deshalb sollten nur Bilder, die gemäss Reglement genutzt werden, diesen wertvollen Speicherplatz füllen. Hier besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Folder, zum Beispiel zu Marketing, Projektleitung und weiteren Rubriken, zu pflegen. Auf diese Weise können die Zugriffsberechtigungen entsprechend zugeordnet werden. Ohne klare Zugriffsberechtigungen läuft ein Betrieb Gefahr, dass Bilder verwendet werden, die urheberrechtlich geschützt sind oder einen anderen Rechtstatus haben. Wenn dies der Fall ist und es zu einer Klage kommt, kann das teuer werden.

Rechte kennen
Wer sich bis jetzt nicht mit diesem Thema befasst hat, sollte das unbedingt nachholen. Beim Einsatz von Fotografien sind verschiedene, einzuhaltende Rechtsbereiche betroffen. Das ist einerseits das Urheberrecht, das seit dem 1. April 2020 gesamtschweizerisch neu geregelt ist, weiter das Recht am eigenen Bild, der Datenschutz und das Luftfahrtgesetz. Wie das Urheberrecht geregelt ist, weiss ein Unternehmen selten im Detail. Meistens beschäftigen sich Betriebe erst dann damit, wenn es bereits zu einer Klage gekommen ist. Beim Recht am eigenen Bild ist das Fotografieren von Menschen geregelt. Dann gibt es auch noch das Luftfahrtgesetz. Es regelt unter anderem die Drohnenflüge.

Aktualität versus Archiv

Es empfiehlt sich, die Bilder, die schon ein gewisses Zeitlimit überschritten haben, zu archivieren. Eine veraltete Referenz kommt beim Kunden nicht gut an. Besser ist es, Referenzen regelmässig zu aktualisieren – die Digitalität ist dafür wie geschaffen. Neue und aktuelle Bilder auf einer Website können bei Interessierten mehr punkten. Die alten Bilder sollten dann zu den entsprechenden Projekten abgelegt und in einem geschützten Archiv gespeichert werden. Bilder, die nicht mehr dringend benötigt werden, haben auf einem Arbeitsdatenspeicher nichts mehr verloren. 


Der Autor

Bernhard Räber war 40 Jahre lang in der Bauhaupt- und Zuliefererbranche tätig und arbeitet seit fünf Jahren als selbständiger (Architektur-)Fotograf. Er ist Inhaber der Referenzbild GmbH in Burgdorf (BE) und hat sich auf das Bildmanagement für Firmen spezialisiert. treffpunktfotografie.ch, referenzbild.ch